La importancia de el buen manejo de las bases de datos y la Ley Habeas Data en Colombia

La ley de Habeas Data y su importancia en los canales digitales en Colombia

19 Abril 2018

Manejar correctamente las bases de datos en los canales digitales es una obligación para todas las empresas y un mal manejo o el uso erróneo de esta información puede acarrear graves sanciones según la ley Habeas Data, en esta nota te explicaremos más acerca de esta ley.

Con el paso de los años las herramientas digitales han venido creciendo exponencialmente y es por ellas y a través de ellas, que en la actualidad nos reconocemos como la sociedad de la información. Sin embargo, es la información uno de los puntos más delicados de trabajar para las empresas de Colombia y el mundo.

 

Existen organizaciones que se encuentran aumentando día a día sus canales de comunicación digital y por lo mismo, formando bases de datos que, así como pueden valer oro, también pueden representar un problema legal grande si no se saben manejar.

 

Como una agencia de marketing digital con 20 años de experiencia, reconocemos la importancia que tiene para las empresas contar con medios digitales como una página web. Lo que nos llama la atención, es la manera en la que se construyen estas páginas con administradores estándar, que aún teniendo la posibilidad de incorporar la regulación de datos e información y expresársela claramente a quienes la visitan, no lo hacen.

 

Seguramente han escuchado oír sobre escándalos mundiales causados por la filtración de datos, venta de datos y uso de datos de personas del común, que sin una notificación previa, fueron víctimas de la navegación en la web y de su entrega voluntaria, más no concienzuda, de datos personales, intereses, gustos, afinidades y preferencias. Pues bien, son este tipo de irregularidades las que no sucederían, si todos entendiéramos y aplicáramos la ley de Habeas Data que rige en Colombia desde el año 2012. A continuación, te hablaremos de ella.

 

¿De qué se trata la ley Habeas Data?

 

Para simplificar, la Ley 1581 de 2012 más conocida como  derecho Habeas Data se refiere a lo consignado en el artículo 15 de la Constitución en el que se dicta que todos los ciudadanos tenemos  unos derechos, libertades y garantías a ejercer nuestra posibilidad de actualizar y rectificar nuestros datos informáticos. Lo anterior se refiere a que tenemos la potestad de decidir lo que hacen las empresas con nuestra información personal, además de tener la autoridad para eliminar nuestros datos para siempre de cualquier base de datos.

 

¿Qué significa esto para las empresas?

 

Como lo comentábamos al inicio de la nota, la Ley de Habeas Data debe ser aplicada y enunciada en las páginas web de todas las empresas. Todo esto debe ser administrable y tenerse en cuenta en la arquitectura del sitio web, de tal manera que se garantice un trabajo limpio y respetuoso tanto con la ley, como con los usuarios que a diario visitan tu página.

 

Dentro de esos requisitos que debe cumplir tu página y ser administrados en tu CMS, están:

 

  • Avisa a tus clientes sobre el uso de la información

 

Debes dejar expreso cuál es el uso que le das a tus bases de datos y notificarle a tu cliente que, al poner sus datos, automáticamente estará autorizando que se utilicen con ese fin determinado y a ingresar en un base de datos donde ofrezcas la protección de datos personales.

 

  • Crea un aviso de privacidad y protección de datos personales

 

Esto debe funcionar como un aviso legal o de privacidad, visible y obligatorio al momento de completar formularios, aceptar el uso de cookies o cualquier actividad que recoja información personal. En este aviso también debes comunicar de dónde salen los datos que recopilas, cuáles son esos datos, qué se va a hacer y la garantía que das sobre el buen manejo de los mismos.  

  • Solicita el permiso de uso de datos a quienes ya tienes en tu base

 

Si ya tienes una base de datos, pero aún no tienes el permiso para su uso, debes pedirlo por medio de un correo electrónico o cualquier medio de notificación, solicitando la autorización del titular para seguir administrando esa información y al mismo tiempo, presentando tus políticas de privacidad y tratamiento de datos.

 

  • Cuidado con los Plugin

 

Los complementos o mejor conocidos como plugins, que solemos descargar para nuestra página web, pueden estar con algún virus que roba los datos o que sencillamente viene bajo esos términos de abstracción de datos. Es por eso que es importante verificar la procedencia del plugin y hacer un filtro para no traer los problemas a casa.

 

  • Haz tus propias políticas de tratamiento de datos

 

Resultaría muy fácil copiar y pegar una política de tratamientos de datos de otra página, sin embargo, esto podría ser perjudicial, ya que lo más probable es que la gestión que le des tú a los datos sea diferente a la de la otra empresa y ahí, puede presentarse una irregularidad por la que podrías tener varios problemas. Tus políticas deben responder a la realidad de tu organización, nunca lo olvides.

 

¿Cuáles son las sanciones?

 

Según la falta, las sanciones pueden ser de carácter personal e institucional por hasta 2000 SMMLV. Pueden también representar la suspensión de actividades relacionadas con el tratamiento de los datos, el cierre temporal o el cierre inmediato y definitivo. Es por eso que si vas a contratar cualquier servicio de marketing digital para empresas, debes tener muy en cuenta el tratamiento de los datos de tus clientes.

 

En Paxzu sabemos de la importancia que tiene cumplir la Ley de Habeas Data, es por eso que en nuestros administradores siempre tenemos como requisito el campo dónde notificamos a los visitantes de las diferentes cuentas que manejamos, cuál será el uso que le daremos a su información personal, acompañada de un cuadro de check para la autorización del cliente. Queremos fortalecer la presencia de su canal digital y hacerlo la fuerza de venta de su empresa. Contáctenos.

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